De archipel. Breng verschillende gemeenschappen in kaart.

Om je project alle kansen te geven is het de moeite waard om in het begin goed na te denken waar je terecht kan, met wie je zeker contact moet nemen en hoe je de groep waarmee je wil werken in je project kan bereiken. Doe deze oefening samen met je stuurgroep in het begin van het proces.

Stap 1. Selecteer de organisaties, instanties, gemeenschappen en personen die relevant zijn voor je project. Het is belangrijk om hier zeker tijd voor te nemen en ook de minder vanzelfsprekende of niet goed gekende organisaties, instanties, verenigingen of gemeenschappen van mensen mee op te nemen in de lijst. 

Bijvoorbeeld. Als je een artistiek project wil doen met mensen in armoede dan heb je organisaties waar deze mensen tijd doorbrengen, geholpen worden of elkaar ontmoeten. Ook sociale organisaties als een CAW, OCMW,.. en buurthuizen, een pleintje, verenigingen waar armen het woord nemen,.. neem je op. 

Je kan ook kijken welke andere lokale artistieke organisaties er zijn die reeds organiseren voor de groep die het project wil aanspreken. Ook: overheden of instanties die een rol kunnen spelen (bv. cultuurdienst van de stad, coördinator welzijn,..).

Teken een archipel in functie van het project. 

Stap 2. De organisaties zijn eilanden; teken de eilanden van je archipel. Begin met de partnerorganisaties van het project. Hoe groot zijn deze organisaties/diensten en hoe dicht liggen ze bij elkaar? 
Weerspiegel dit op de kaart in respectievelijk de grootte van en afstand tussen de eilanden op je kaart.

Stap 3. Neem de lijst uit stap 1 erbij en breng de andere organisaties en instanties mee in beeld. Vertrek hierbij van de partners in de stuurgroep en welke organisaties zij kennen. Omdat iedereen andere contacten heeft is het belangrijk om in groep te bespreken wie welke organisatie kent, hoe gaat de organisatie te werk, welke personen daar werken en wie er eventueel geïnteresseerd zou zijn of interessant zou zijn om te contacteren. Van de organisaties die minder gekend zijn is er vaak toch iemand die er wel ’iemand kent’, dit kan dan je ‘ingang’ zijn naar deze organisatie.

Volgens het stramien van de archipel kan je een havenmeester identificeren. Dit is dan de persoon die meer formeel de verantwoordelijkheid heeft over de organisatie, die beslissingsbevoegdheid heeft. Een soort gatekeeper. 

Daarnaast ken je misschien ook mensen die het projectidee genegen (zouden kunnen) zijn. Dit zijn bruggenbouwers. Zij kunnen een ‘ingang’ zijn naar de organisatie of groep en pleitbezorger zijn binnen de organisatie en/of naar het management (i.e. de havenmeester). 

Je neemt in de archipel zowel inhoudelijke (in dit voorbeeld zijn dat artistieke), sociale als omkaderende organisaties/diensten/verenigingen op.

Tip! Zorg dat er verslag wordt genomen van de informatie die tijdens de sessie naar boven komt. De kaart zelf dient als een visuele ruggensteun.

Stap 4. Breng nu de bewegingen tussen de organisaties in kaart. M.a.w. welke zijn de gekende vaarroutes tussen eilanden? Waar komen jullie elkaar tegen? Dit kan in andere projecten zijn of op een overleg.
Wat betreft de organisaties die je niet kent maar die belangrijk zijn voor de slaagkansen van je project kan het zinvol zijn te kijken of er geen uitnodiging ligt om het eiland een bezoekje te brengen. Bv. Misschien organiseert de armoedevereniging wel een activiteit waar je naartoe kan gaan?
 
Stap 5. Breng nu de drempels in kaart als zandbanken rond de eilanden. Je kan de drempels tot toegang van onbekende eilanden in kaart brengen (bv.’we kennen daar niemand’) maar kijk zeker ook eens naar de eigen organisaties (bv. is de eigen communicatie toegankelijk?) . 

Maak keuzes, strategieën en afspraken.

Stap 6. Op basis van wat nu op tafel ligt kan je concrete keuzes maken.
- Hoe kan je de zandbanken rond de eigen eilanden ‘baggeren’? En, hoe kan je voorkomen dat zandbanken zich vormen rond het eiland dat jullie project wordt? 
- Welke organisaties zijn niet goed gekend maar zou je graag eens bij ‘op expeditie’ willen gaan?
- Welke ‘vuurtoren’ heeft het eiland van je project nodig om mensen het gevoel te geven welkom te zijn?
- Wie zijn de bruggenbouwers naar andere organisaties?