Een evaluatieplan opstellen. Op voorhand nadenken over de inhoud en het gebruik van evaluatie.

Heel bewust bezig zijn met veranderen, betekent ook heel bewust afsluiten en een formeel ‘punt’ plaatsen achter het veranderingsproces. Soms wordt slordig afgesloten. Dat is jammer, want de afsluitende fase blijft nog lang hangen in de herinnering en bepaalt mee de indruk die mensen hebben van het hele proces. Het is dan ook verstandig om de evaluatie op voorhand goed in te plannen.

De volgende vragen kunnen je helpen om je evaluatie vorm te geven: 

• Waarom evalueren we? Welke functie heeft de evaluatie? Welke plaats heeft de evaluatie binnen ons veranderingsproces?
• Wie betrekken we bij de evaluatie? Wie bereidt voor? Wie neemt verslag?
• Wat evalueren we? Het hele proces of product, een bepaald onderdeel?
• Wanneer evalueren we? Aan het eind, elke dag, tussentijds,…?
• Hoe evalueren we? Welke werkvormen gebruiken we? Volgen we een methode? Hoe zorgen we ervoor dat iedereen aan bod komt? Hoe houden we de resultaten bij?
• Waar gaan we evalueren?

Er bestaan heel wat leuke werkvormen om te evalueren, maar de essentie is wel dat je goed nadenkt over bovenstaande vragen. Dat zorgt ervoor dat je evaluatie zinvol en bruikbaar is voor jezelf en voor de mensen die mee evalueren.

Hoe scherper je doelstellingen, hoe minder discussie je krijgt in de evaluatiefase. Eén middel om je doelen scherp te krijgen heet SMART of START. ‘SMART’ staat voor Specifiek, Meetbaar, Aanvaard, Realistisch, Tijdsgebonden. In een project moet je we de M vaak door een T vervangen: de T van Toetsbaar in START. 

Specifiek: Een doelstelling is duidelijk, concreet en herkenbaar. Ze is gericht op één situatie die moet veranderen (de richtfactor). Het onderwerp van de doelstelling moet ondubbelzinnig zijn.

Meetbaar of Toetsbaar: Achteraf valt aan te tonen of en, indien mogelijk, in welke mate de doelstelling is gerealiseerd. De doelstelling is gericht op een directe en herkenbare verandering ten goede. Meetbaar betekent niet vanzelfsprekend ‘telbaar’. Het gaat in essentie om de verifieerbaarheid of aantoonbaarheid van de resultaten van een doelstelling of een uitgezet strategisch spoor. Indicatoren en de bijbehorende normen hoeven dus niet steeds in cijfers of procenten uitgedrukt te worden.

Aanvaard (ook Attractief, Ambitieus): Iedere doelstelling zou minimaal gekend en gedragen moeten zijn door de mensen die het uitvoerende werk moeten verrichten. Nog beter zou zijn dat zij ook werkelijk betrokken worden bij de opmaak van de doelstelling. Andere invullingen van de ‘A’ zijn ‘Attractief’ (de doelstelling moet enthousiasmeren en wervend zijn) of ‘Ambitieus’ (de doelstelling moet aanleiding geven tot een ’streven’ naar het behalen ervan).

Realistisch: Aangezien iedere doelstelling een formulering is van een gewenste situatie in de toekomst, moet de organisatie erover waken dat deze situatie haalbaar en realiseerbaar is. Dat hangt nauw samen met de verifieerbaarheid van de doelstelling: “Zijn de resultaten die wij voor ogen houden wel realiseerbaar?”

Tijdsgebonden: Iedere doelstelling moet voorzien zijn van een tijdslimiet, een timing, een deadline. Een doelstelling kan niet eeuwigdurend zijn; ze is tijdelijk. Er komt altijd een einde aan een doelstelling, een moment waarop ze gerealiseerd is. Als er géén timing is, wordt het einde van de beleidsperiode als einde beschouwd.

Bron: Toolbox beleidsplanning: http://blogs.scw.be/beleidsplanning/5-3-start-smart/