Indicatoren vastleggen. Wanneer is het resultaat OK?

Een indicator beantwoordt de vraag: “Hoe gaan we aan het einde van de rit na en/of tonen we aan en/of bewijzen we dat we bereikt hebben wat we beloofd hadden?” Als je erin geslaagd bent een doel en haar bijkomende acties START/SMART te formuleren, dan is het vrij makkelijk er een indicator bij op te stellen. Hoe meer tijd je besteedt aan het START/ SMART-formuleren van de acties, hoe sneller je een goede indicator vindt. Als de doelstelling juist zit, kunnen je daaraan vrij eenvoudig koppelen wat je wil weten om te bepalen of je geslaagd bent in je opzet, en hoe je de juiste dingen gaan meten om net dat te weten te komen.

Een indicator geeft een aanwijzing over de mate waarin we een doelstelling hebben gerealiseerd. Maar wanneer en met welke ‘mate’ zijn we tevreden? Vanaf wanneer is ons werk geslaagd te noemen? Bij elke indicator hoort een norm die aangeeft wat we – bij wijze van spreken – minimaal willen realiseren.

Types indicatoren

Indicatoren bestaan in alle maten en gewichten. De meest voorkomende soorten vind je hier kort opgelijst. De ene reeks is al meetbaarder dan de andere en in vele gevallen genieten de ‘echte meetbare indicatoren de voorkeur. In het projectwerk echter, wordt er, omwille van de eigenheid van de werkingen van de organisaties evenwel vaak met minder makkelijk meetbare indicatoren gewerkt.

• Kwantitatieve indicatoren vs. kwaliteitsindicatoren (meten is niet altijd ‘tellen’ van de omstandigheden, maar kan ook peilen naar de inhoudelijke kwaliteit).
• Resultaatsindicatoren vs. inspanningsindicatoren: Als het erop aan komt aan te tonen dat het operationele doel heeft gewerkt en iets heeft bereikt of veranderd bij het doelpubliek, zijn resultaatsindicatoren het meest overtuigend. Inspanningsindicatoren tonen enkel of men zijn werk heeft gedaan zoals in de planning ‘beloofd’. Procesindicatoren is een soort tussenvorm: je kunt rapporteren over de processtappen (het proces zelf als resultaat én als inspanning) en over de uitkomst van het proces (resultaat).
• Directe indicatoren vs. indirecte indicatoren (waarbij directe indicatoren meteen aangeven wat de organisatie wil meten, en indirecte dat onrechtstreeks doen: vb. meten van tevredenheid: direct = evaluatieformulieren, indirect = klachtenprocedure).
• Gemengde indicatoren.

Methode, frequentie, bron, norm

Bij het vastleggen van de indicator moeten nog enkele bijkomende beslissingen worden genomen.

• Het bepalen van de meetmethode. Welk instrument zal de organisatie gebruiken om de verandering te meten? Moet het team nog iets ontwikkelen of bestaat er al iets? Kunnen de bestaande instrumenten worden aangepast of uitgebreid om de gezochte gegevens te verkrijgen? Hoe deden we dat in het aflopende beleidsplan? Kortom: wat is effectief bruikbaar om de gegevens te verzamelen?
• Het vastleggen van de meetfrequentie en het meetmoment.Heel belangrijk is het vastleggen van het aantal keren dat er tussentijds gemeten wordt én het tijdstip waarop dat gebeurt. Tussentijdse metingen zijn handig om tendensen te kunnen bekrachtigen of af te zwakken, om bij te sturen als nodig. Het juiste moment kiezen om te meten of toch consequent om hetzelfde moment meten zorgt voor gelijkaardige meetomstandigheden hetgeen de resultaten alleen maar te goede komt.
• Het vastleggen van de meetbron. Door vast te leggen welke bronnen je aansnijdt om aan je gegevens voor de meting te komen, maak je het niet alleen duidelijk voor wie de meting uitvoert met welk materiaal gewerkt wordt, maar zorgt er tegelijk voor de tussentijds metingen met gelijksoortige gegevens worden gedaan om betrouwbaarheid van de vaststellingen te verantwoorden. Dit is een antwoord op de vraag: waar moet de ‘meter’ de gegevens halen die nodig zijn voor het uitvoeren van de metingen?
• Het vastleggen van de meetnorm. Het vastleggen van de meetnorm is hetzelfde als het trekken van een grens. De organisatie bepaalt zéér precies welke resultaten zij wil realiseren, of wat de precieze ‘omvang’ of ‘maat van verandering’ is die ze nastreeft. De meetnorm zal afhankelijk zijn van de ambities die men koestert in verhouding tot de realiteitszin die men aan de dag legt (want niets zo frustrerend als onhaalbare normen of normen die zonder uitdaging gehaald worden.

Evenwicht

In het vastleggen van de norm spelen de ambities van de organisatie een belangrijke rol. Maar ook haar zin voor realisme en praktische haalbaarheid is bepalend. Het is niet de bedoeling meer tijd te steken in het meten dan in de werking! De ervaring leert dat te strenge of te moeilijk haalbare normen tot frustratie en demotivatie leiden, te lage normen tot een afname van de kwaliteit. Het kiezen van passende normen voor een organisatie is dus een kwestie van een goed evenwicht tussen beide polen.

Bron: Overgenomen uit de Toolbox Beleidsplanning. http://blogs.scw.be/beleidsplanning/5-4-indicatoren/