Klankbordgroep. Feedback vragen aan betrokken buitenstaanders.

Een klankbordgroep is de naam voor een overleg met personen of organisaties waarin je de mening hoort over het verloop of het resultaat van je project. Het gaat om personen of organisaties die niet meebeslissen (want die zitten in de stuurgroep) en ook niet om personen of organisaties die meedoen (want die zitten in het projectteam of ze werken mee aan deelprojecten). Deze personen en organisaties zijn wel zo belangrijk voor het project dat belangrijk is om te weten wat zij er van vinden.

Een klankbordgroep richt je op wanneer je geïnteresseerd bent in de mening van personen of organisaties buiten je project. Je kan hun mening gebruiken. Je kan ook gericht mensen uitnodigen die kritisch staan tegenover je project. Het kan je project sterker maken en je kan beter inschatten welke opmerkingen je project uitlokt. Als je mensen betrekt die kritisch staan, dan kan het ook zijn dat ze je project gunstiger gezind zijn, omdat je hun mening hebt gevraagd.

Aandachtspunten

• Het klinkt evident, maar organiseer geen klankbordgroep pro forma. Da's frustrerend voor alle betrokkenen. Organiseer enkel een klankbordgroep als je gerichte feedback nodig hebt van mensen wiens mening je waardeert, maar die niet rechtstreeks bij het project betrokken zijn: eindgebruikers, deskundigen, belangenbehartigers, collega-organisaties,... 
• Zoveel mensen, zoveel meningen. Je moet ervoor zorgen dat je tijdens de vergadering een eenduidige conclusie kan trekken
• Denk van te voren na of je een compromis nodig hebt of dat je sterk genoeg staat om negatieve opmerkingen te negeren. 
• Het is soms lastig om tegelijk voorzitter te zijn en tegelijk inhoudelijk stelling nemen. Laat één van de leden van je projectteam het voorstel uitleggen en verdedigen. Gebruik anders een onafhankelijke voorzitter. Die kan de vergadering goed organiseren, zeurende deelnemers zonder probleem tot de orde roepen en voor jou de conclusie formuleren. Je kan dan zelf volop mee discussiëren.
• Een klankbordgroep geeft enkel advies. Zorg ervoor dat je geen verkeerde verwachtingen creëert.